Какой документ подтверждает приемку товара заказчиком
Какой документ подтверждает приемку товара заказчиком
Поставщики, как и заказчики, заинтересованы в грамотном составлении документов о приемке товаров, работ и услуг. Расскажем, каким документом подтверждается приемка товара заказчиком.
Приемка в рамках госзаказа не ограничивается обычным подписанием товарной накладной или расписки – подпись под документами ставят не раньше, чем будет проведена экспертиза поставленных товаров, работ или услуг.
Сдача-приемка товара, работ или услуг
Сфера госзакупок жестко регулируется и находится в центре внимания контролирующих органов, поэтому и сдача-приемка товара сопряжена с рядом трудностей. Стремясь обеспечить себя возможностью защиты имущественных прав, если это потребуется, заказчики формируют приемочные комиссии и руководствуются результатами экспертизы, а не поверхностным осмотром поставленных товаров.
Трудности при организации приемки лягут на плечи принимающей стороны – подрядчику достаточно сообщить заказчику об исполнении работ, предоставлении услуг или поставке товаров. Предоставив результаты своих трудов и соответствующие отчеты, поставщик ждет, пока они пройдут проверку и будут приняты (либо в приемке будет отказано – например, по причине ненадлежащего качества товара).
Акт приемки товара, работ и услуг.
Приемка результатов исполнения контракта регламентируется ст. 94 и некоторыми пунктами ст. 34 44-ФЗ (его положения распространяются не только на приемку товаров, но также работ и услуг).
Кроме того, многие ведомства составили собственные рекомендации по оформлению соответствующих документов (например, четкий регламент существует в сфере строительства). Акт или иной документ о приемке составляется заказчиком самостоятельно, жестких требований по его форме закон не содержит.
По итогам приемки, как правило, составляется двусторонний акт, содержащий перечень поставленных товаров или выполненных работ, а также претензии сторон, если таковые имеются. В соответствии с ч. 9 ст. 94 44-ФЗ заказчик также регулярно формирует отчеты по результатам исполнения контрактов и публикует их в ЕИС, прикладывая к ним экспертные заключения.Приемка работ, товара и услуг по 44-ФЗ.
Условия о порядке, сроках приемки и оформления ее результатов, а также последующей оплаты товаров, работ или услуг обязательно включаются в контракт. Заказчик оценивает их соответствие количеству, комплектности и объема требованиям, также изложенным в контракте.
В соответствии с п. 3 ст. 94 44-ФЗ перед приемкой заказчик должен провести экспертизу исполнения контракта. Экспертами могут выступать как штатные сотрудники организации, так и приглашенные специалисты. Привлекать сторонних экспертов заказчик обязан только при закупке у единственного поставщика (за исключением случаев, перечисленных в п. 4 ст. 94 44-ФЗ).
Протокол комиссии по приемке товаров
Если заказчик проводит экспертизу самостоятельно, он должен создать приемочную комиссию из 5 человек. Протокол по итогам ее работы должны подписать все члены комиссии, а затем – руководитель организации-заказчика. Этот документ содержит сведения о составе комиссии, сведения по контракту, перечень отчетной документации, а также решение о приемке или отказе от нее.
Если результаты выполненных работ или качество поставленных товаров не удовлетворили заказчика, в протокол включают рекомендации и предложения по устранению замечаний.
Необоснованный отказ от приемки товара
Если заказчик отказывается от приемки, он должен в письменном виде предоставить исполнителю мотивированные объяснения своего решения.
Основанием для отказа могут стать выявленные недостатки или несоответствие работ (товаров, услуг) заявленным в контракте требованиям.
Выявленные недостатки прописываются в дефектной ведомости либо в экспертном заключении, если над его составлением работали привлеченные специалисты (п. 3 ст. 94 44-ФЗ).
В случае, когда отказ в приеме работ кажется поставщику немотивированным и неоднозначным, он, в соответствии с Гражданским кодексом, может защитить свои интересы в суде и потребовать взыскать с заказчика оплату.Поделитесь с Вашими друзьями:
✔ предусматривает обязательное использование каталога всеми заказчиками при указании наименований товаров, работ, услуг;
✔ возлагает обязанность по ведению каталога на орган по регулированию контрактной системы
Page 3
✔ Подсистема единой информационной системы
✔ Систематизированный перечень товаров, работ, услуг на основе общероссийского классификатора продукции по видам экономической деятельности (ОКПД2), гармонизированного с международными системами классификации
✔ Сервисная информационная система, предоставляющая заказчику справочную информацию о требованиях к закупке каждого товара, работы, услуги
Например, о наличии типовых контрактов, о кодах товаров, работ, услуг согласно российским и международным системам класификации.
✔ Перечень типовых характеристик каждого товара, работы, услуги, сформированных на основе технических регламентов, ГОСТов, правил нормирования закупок
Поделитесь с Вашими друзьями:
Page 4
|
1 … 37 38 39 40 41 42 43 44 … 56 1 … 37 38 39 40 41 42 43 44 … 56
Источник: http://www.metodir.ru/1-o-vozmojnosti-ukazaniya-v-kontrakte-goszakazchikom-ob-uderja.html?page=48
Документы подтверждающие качество товара по 44-ФЗ, 223-ФЗ
Согласно действующему законодательству поставщик обязан передавать заказчику товары надлежащего качества. Это требование, как правило, прописывается и в заключаемом договоре.
Для отдельных видов продукции обязательным является также предоставление документа, подтверждающего ее качество. Перечень таких товаров утверждается правительством России.
В данном материале мы рассмотрим какими именно документами можно подтвердить качество своей продукции и особенности их получения.
Какие документы подтверждают качество
Качественным признается товар, который полностью соответствует действующим стандартам, а также потребностям покупателя. Продукция является безопасной, если она не может причинить вред жизни и здоровью человека, растительному миру, а также окружающей среде. Согласно статье 20 184-ФЗ существует два вида документов, подтверждающих качество и безопасность товаров:
- Сертификат соответствия;
- Декларация о соответствии.
Для некоторых товаров получение таких документов является обязательным. Их перечень утвержден постановлением Правительства России №982 от 01.12.2009 г.
При продаже такой продукции продавец обязан передавать покупателю копии сертификатов или деклараций, заверенные печатью.
Если контракт заключается на поставку лекарственных средств или медицинских изделий, то помимо документов, подтверждающих качество продукции, поставщик предоставляет покупателю сведения о государственной регистрации.
Сертификат соответствия
Сертификат соответствия – это документ, подтверждающий качество продукции, который выдается специализированным аккредитованным центром. Специалисты проверяют переданный им образец товара на соответствие требованиям, установленным законодательно, и выдают соответствующее заключение, оформленное на стандартизованном бланке.
Выделяют два вида сертификации продукции:
- Обязательная. Применяется к товарам, входящим в перечень, утвержденный Правительством России. В него в основном включена продукция, которая может повлиять на безопасность людей. Специалисты центра сертификации проводят ряд испытаний и лабораторных исследований. При отсутствии сертификата на товар, подлежащий обязательной проверке, поставщик не имеет права на его реализацию.
- Добровольная. У производителя существует возможность проверить соответствие своего товара требованиям качества и безопасности. Это поможет ему укрепить деловую репутацию и расширить рынок сбыта. С сертифицированной продукцией он может без проблем принимать участие в государственных закупках.
Сертификация продукции платная. Стоимость будет зависеть от типа сертификата, сложности проводимых испытаний, необходимости выезда специалиста на производство и других факторов.
Процедура получения
Получить сертификат соответствия на импортный товар необходимо перед его ввозом на территорию России. Для отечественной продукции делать это следует перед её выводом на рынок. Добровольная сертификация может быть проведена в любое время.
Получить документ может производитель, официальный дистрибьютор или продавец. Изготовителю выгодно заказывать документ на серию товара. По нему возможна отгрузка неограниченного количество продукции в определенный период времени. Импортеры чаще получают сертификат на партию закупаемого товара. Продавец может также заказать документ, если этого не сделал производитель.
Процесс получения сертификата делится на несколько этапов:
- Заявитель собирает необходимый пакет документов. В него входят копии свидетельства ИНН и ОГРН компании, устав, технические условия или ГОСТ, по которым производилась продукция, описание представленного товара. Прикладывается заявление на получение сертификата.
- Заявитель передает собранную документацию и образцы продукции в аккредитованный центр.
- Специалисты проводят необходимые исследования и оформляют сертификат.
- Готовый документ передается заявителю.
Если в ходе испытаний товара выявляется его несоответствие хотя бы одному требованию качества или безопасности, то заявителю отказывают в предоставлении сертификата. После устранения выявленных отклонений можно будет подать повторное заявление.
Предоставление покупателю
Требование о предоставлении сертификатов заказчик может предъявлять только при закупке товаров, подлежащих обязательной сертификации. Согласно статье 456 Гражданского кодекса России поставщик передает копии документов вместе с товаром. В отдельных случаях заказчик может требовать приложить их в составе второй части заявок на участие в электронном аукционе.
Отдавать заказчику оригинал сертификата не нужно. Достаточно будет правильно заверенной копии. Она отпечатывается на листе формата А4. На ней должна присутствовать надпись «Копия верна», рукописная подпись руководителя компании поставщика, а также печать. Разрешено также указывать полные ФИО руководителя и дату заверения. Предоставление электронных копий сертификатов не допускается.
Декларация соответствия
Декларация о соответствии товаров требованиям качества и безопасности представляет собой документ, выдаваемый по упрощенным правилам. Его предназначение и правила использования точно такие же, как и у сертификата. Выделяют несколько отличительных особенностей такого документа:
- Декларация отпечатывается на обычном листе А4, не имеющем никаких защитных элементов. Сертификаты же всегда оформляются на специализированных бланках.
- Для получения декларации заявитель может предоставить в аккредитованный сертификационный центр вместе с пакетом необходимых документов протоколы испытаний, проведенных в собственных лабораториях. Это значительно ускоряет и удешевляет процесс получения документа.
- При сертификации проводится проверка на соответствии товара всем установленным нормативам. Во время декларирования заявитель может самостоятельно определить перечень документов, которым должна соответствовать продукция.
Правильно оформленная декларация о соответствии имеет такую же юридическую силу, что и сертификат соответствия. Срок действия документа устанавливается продавцом в соответствии с предполагаемым периодом реализации.
Требования о предоставлении деклараций о соответствия при проведении государственных закупок аналогичны правилам, установленным в отношении сертификатов. Допускается передавать с товаром копии, заверенные поставщиком.
Проверка подлинности сертификатов и деклараций
Информация обо всех выданных сертификатах и декларациях вносится в соответствующие реестры. Они размещаются на сайте Росаккредитации.
В них представлены реквизиты документа, срок его действия, сведения о самом товаре и проводимых испытаниях. Любой пользователь может проверить подлинность, введя в соответствующую форму номер сертификата или декларации.
Реестры ведутся по правилам, установленным постановлением правительства №201 от 10.04.2006 г.
Если документ выдан менее недели назад, то информация о нем может не отразиться в реестре. Это связано с техническими особенностями ведения перечня. Поэтому поинтересуйтесь у сертификационного цента в какие сроки данные будут отражены в реестре.
Выбор документа, подтверждающего качество и безопасность товара, будет зависеть от типа продукции. Если законодательно прописана обязанность получения сертификата или декларации, то исполнить без него государственный контракт будет невозможно.
Источник: https://GoszakupkiRF.ru/poleznye-stati/227-kachestvo
Как правильно оформить передачу товара по договору
БУХУЧЕТТРУДОВЫЕ ОТНОШЕНИЯСТРАХОВЫЕ ВЗНОСЫНДСНДФЛПОДТВЕРЖДАЮЩИЕ ДОКУМЕНТЫКак правильно оформить передачу товара по договору 20 ноября 2009 Алексей Крайнев Юрист по налоговым, трудовым и гражданским правоотношениям
На практике бумагам, которые фиксируют передачу товара от поставщика к покупателю, частенько придается второстепенное значение. Считается, что главное — правильно оформить договор, счет-фактуру и «первичку». А ведь наличие документов, отражающих передачу товара, очень важно для обеих сторон. Правильно составленный документ способен защитить не только от претензий налоговиков, которые могут заподозрить налогоплательщика в фиктивности сделки, но и от гражданско-правового спора. Лишние 10 минут, потраченные при передаче товара, вполне могут уберечь компанию от значительных расходов.
Документация, подтверждающая передачу товара, хотя и нужна обеим сторонам договора поставки, выполняет для каждой из них разные функции. Так, продавцу важно, чтобы документы подтверждали: товар передан, претензий нет. А для покупателя главное удостовериться в качестве и количестве полученного товара.
Что стоит проверить продавцу
Для продавца факт передачи товаров покупателю означает, что обязанность по договору выполнена и можно требовать оплату. Соответственно, при передаче товара нужно составить документ, из которого бы следовало, что: — передан именно тот товар, который предусмотрен договором. — товар передан именно в том количестве, которое предусмотрено договором.
— товар вручен представителю покупателя, обладающему полномочиями по приему.
И если с первыми двумя условиями все достаточно просто — они отражаются в товарной накладной (обычно по форме № ТОРГ-12, утвержденной постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132), то с подтверждением полномочий на практике возникают проблемы. Поэтому остановимся на этом этапе подробнее.
В большинстве случаев факт передачи товара покупателю подтверждается подписью лица, получившего этот товар (представителя покупателя). Причем очень часто даже без расшифровки. Про указание должности подписанта речь идет вообще в редчайших случаях.
А уж о подтверждении его полномочий и говорить не приходится.
Однако такой подход чреват серьезными проблемами. Ведь что получится, если товар приняло лицо, не уполномоченное покупателем? Получится, что поставщик не выполнил свою обязанность и не поставил товар. А значит, ему придется передать товар еще раз, а возможно и оплатить покупателю штрафные санкции.
Чтобы этого избежать, перед передачей товара следует удостовериться, на основании какого документа действует представитель покупателя. Как правило, таким документом является доверенность. С нее обязательно нужно снять копию (в крайнем случае, сфотографировать на телефон).
Кроме того, рекомендуем убедиться, что доверенность подписана от имени организации тем лицом, которое имеет право такой подписи. Идеальный случай — если доверенность и договор поставки от имени покупателя подписаны одним лицом.
Ну и, конечно, нужно убедиться в том, что лицо, предъявившее доверенность, является именно тем, на имя кого доверенность выдана.Так что не стесняйтесь проверить документы у принимающей стороны. Тем более что Гражданский кодекс в данном случае полностью на стороне продавца.
Согласно статье 312 ГК РФ, продавец имеет право не передавать товар до тех пор, пока представитель покупателя не представит документы, подтверждающие право на получение груза. И этим правом нужно пользоваться!
На что стоит обратить внимание покупателю
Теперь перейдем на сторону покупателя. Ему при оформлении документов о получении товара важно убедиться, что доставленный товар соответствует условиям договора о качестве и количестве.
Поэтому если при приемке выявлена недопоставка или бракованный товар, то покупатель вправе не подписывать накладную, указав в ней на обнаруженные недостатки. На практике обычно этим и ограничиваются, давая возможность поставщику через суд потребовать оплаты товара.
Дело в том, что для предъявления претензий продавцу мало не подписать накладную ТОРГ-12. В таких случаях нужно приказом по организации создать комиссию, которая составит акт об обнаружении недостатков по форме № ТОРГ-2 (форма утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132).
Такая комиссия может действовать и на постоянной основе, если договоры поставки для организации не редкость. Тогда каждый раз издавать приказ о создании комиссии не придется.
Кроме того, настоятельно рекомендуем заблаговременно уведомить о дате, времени и месте работы такой комиссии представителя продавца (телеграммой, по факсу и т.п.). Ведь акт, составленный с его участием, будет иметь больший вес в глазах суда в случае возникновения споров. Еще большую силу акту может придать видео- или фотосъемка, проведенная во время работы комиссии.
Что делать, если документы не оформили
Ну а что же делать в тех ситуациях, когда товар уже принят, а документы надлежащим образом не оформлены? Например, поставщик передал покупателю товар, получив в подтверждение лишь невнятную подпись на накладной? Исправить ситуацию в таком случае можно, если, конечно, на то будет добрая воля покупателя.
Для этого сторонам нужно подготовить и подписать акт сверки взаимной задолженности (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 30.06.05 по делу № А39-5118/2004-300/8). В акте следует зафиксировать, что товар по договору поставки передан покупателю в полном объеме и качество товара соответствует условиям договора.
А вот исправить ситуацию, если покупатель принял товар (то есть подписал накладную), а потом обнаружил недостатки уже практически невозможно. Дело в том, что согласно п. 2 ст. 513 ГК РФ покупатель должен провести проверку количества и качества товара непосредственно при приемке.
Так что если в накладной нет даже отметки о несоответствии товара условиям договора, то предъявлять претензии можно уже только в рамках гарантийных обязательств поставщика. Но даже в этом случае при обнаружении недостатков нужно сразу же образовать комиссию, уведомить поставщика и составить акт.Этот документ все равно потребуется при предъявлении претензий в рамках гарантии.
Обсудить на форуме (8) В закладкиРаспечатать 16 307Обсудить на форуме (8) В закладкиРаспечатать 16 307
Источник: https://www.Buhonline.ru/pub/beginner/2009/11/2479
Приемка товара
Вы открыли свой бизнес, и теперь нужно понять, что такое приемка товара, и как принимать товар в магазине или на складе. Это достаточно непросто, ведь существует масса нюансов.
Главное — знать, какие документы нужны, чтобы оформить приход товара на склад. Их несколько, и они обязательны для корректного ведения учета и защиты ваших прав.
Верно заполненные документы — гарантия, что вы не потеряете деньги и в случае чего защитите свои интересы в суде.
Если вы не позаботились о правильном оформлении приемки товаров, вы не вправе что-то требовать от поставщиков и транспортных компаний и можете понести убытки.
Все документы, которые вам понадобятся, можно скачать в МоемСкладе: у нас есть пустые бланки, заполненные образцы, чтобы проверить себя, и инструкции по оформлению.
Но намного удобнее делать все онлайн. В МоемСкладе вы можете вести учет товаров, оформлять приемки и отгрузки. Не понадобится снова и снова заполнять бумаги от руки, риск ошибки — минимальный. С нашим сервисом легко начать работать: он очень простой, есть удобные видеоинструкции. Зарегистрируйтесь и попробуйте прямо сейчас: это бесплатно!
Документальное оформление поступления товара
Для того чтобы сотрудник организации имел право получать товар, его надо наделить статусом материально-ответственного лица и закрепить это доверенностью. Тогда он сможет ставить печать в приходной накладной и расписываться в ней. В противном случае документальное оформление поступления товара ляжет полностью на плечи руководителю компании.
Товар можно получить и без печати. Для этого сотруднику, получающему товар, потребуется предъявить поставщику доверенность по форме М-2, выписанную на его имя, и документ, удостоверяющий личность.
Приемка товарно-материальных ценностей в первую очередь регулируется договором поставки. В нем содержатся все данные о товаре и его передаче в собственность. Корректное документальное оформление приемки товаров предполагает использование унифицированных форм первичных документов: начиная с ТОРГ-1 и заканчивая ТОРГ-14. Они утверждены постановлением Госкомстата России от 25.12.98 N 132.
Не так давно у предпринимателей появилась альтернатива при ведении первички. В октябре 2013 года ФНС России разработала и представила универсальный передаточный документ (УПД).
Его форма содержит обязательные реквизиты, предусмотренные для счетов-фактур и первичных учетных документов. По сути УПД — это комбинация товарной накладной и счета-фактуры и их заменяет.
Организации могут применять его либо для расчетов по НДС и в качестве первичного документа, либо только как первичку, например, для подтверждения расходов.
Если вы принимаете товар в магазин или на склад с использованием УПД, то почти все, что написано ниже про комплект документов для приемки, вас не касается. За исключением транспортной накладной. Тем не менее, советуем полностью ознакомиться с текстом статьи, чтобы понять логику процесса приемки товара.
Итак, если вы не ведете приемку при помощи УПД, то главным документом здесь будет являться товарная накладная ТОРГ-12. Если товар везут со склада поставщика на ваш склад, то оформляется товарно-транспортная накладная (ТТН), которая отличается от товарной тем, что в ней есть транспортный раздел.Эти документы могут быть одновременно приходным документом для получателя товара и расходным — для поставщика. Именно поэтому накладные оформляют в двух экземплярах. Обратите внимание, что в новой форме ТТН отсутствует описание товара — этот блок находится в УПД или в ТОРГ-12.
Поэтому, как говорилось выше, с УПД вам понадобится только транспортная накладная, то есть всего два документа.
Вам привезли товар, с ним все хорошо и на него есть накладная. Теперь нужно проверить, корректно ли она заполнена: проверьте количество, артикулы, название компаний и другую важную информацию. Если с этим все в порядке, то можно ставить печать организации и подпись.
Вторым документом, которым, как правило, сопровождается товар, является счет-фактура. Если вы — плательщик НДС, то вы должны тщательно следить за тем, чтобы эти документы аккуратно собирались для каждого прихода товара на склад. Без счета-фактуры от поставщика вы не сможете зачесть НДС, а значит, будете переплачивать государству.
Этот документ обязаны делать фирмы, платящие НДС. Не делают это те, кто работает по упрощенной системе налогообложения. Печать в таком документе не ставится — достаточно подписи бухгалтера и генерального директора.
При возврате вы должны будете запросить у поставщика корректировку счета-фактуры — ведь НДС будет облагаться только поставленная вам часть товара.
Достаточно часто с товаром и этими документами привозят счет, в котором должна стоять печать организации и подпись руководителя. По закону это является основанием для оплаты вами поставленного товара. На практике же время оплаты обычно регулируется условиями договора, и очень часто именно после оплаты товара поставщику осуществляется поставка.
Недостача товара при приемке. Некачественный товар
Если товар вам привезли, но что-то забыли, то в накладной вычеркиваются те строки, товаров по которым нет. Каждое такое действие подтверждается подписью того, кто принимает товар на складе или в магазине. И не забудьте про корректировку счета-фактуры.
Если товар по качеству отличается от того, что указано в договоре или сопроводительных документах, нужно отказаться от него и составить акт о расхождении по количеству и качеству по форме ТОРГ-2 для отечественных товаров, или по форме ТОРГ-3 — для импортных. Бланк заполняется материально-ответственным лицом в присутствии представителя компании-поставщика, при этом с его согласия можно составить акт и при его отсутствии.
Если вам по каким-то причинам нужно вернуть товар надлежащего качества, требуется оформить бланк накладной ТОРГ-12. Целесообразно письменно зафиксировать согласие поставщика на это. Например, в виде заключения дополнительного соглашения к договору купли-продажи или отдельного соглашения о возврате товара. В них указывается количество и стоимость возвращаемых товаров, а также причина возврата.
Как вести приход и расход товара в магазине
Традиционно эти процессы относят к операциям складского учета. МойСклад, облачный сервис для управления торговлей, позволяет не только точно вести приход и расход товара в магазине, но и в целом эффективно управлять компанией.
В считанные минуты вы сможете оформить приход товара на склад, напечатать все необходимые документы прямо из сервиса. После введения номенклатуры в МойСклад остатки товара будут считаться автоматически. Вы также сможете быстро составлять заказы поставщикам, хранить товар на нескольких виртуальных складах, печатать штрих-коды и многое другое.
Источник: https://www.moysklad.ru/poleznoe/shkola-torgovli/priemka-tovara/
Сопроводительные документы при поставке. Практика Поставщика | Екатеринбург ЭкспоТех
В нашей практике был случай: клиент с Ванкорского месторождения потерял документы на шнеки. В связи с этим он не мог даже ввезти их на месторождение, не говоря уже о том, чтобы их использовать по назначению. Механик компании попросил о помощи с копиями документов, и мы помогли.
Конечно, ситуация не критичная, но досадные задержки из-за «бумажки», стоят реальных денег. Кроме того, простой техники — это риск получения штрафа от Заказчика.
Эта история сподвигла нас написать эту статью. Из нее вы узнаете, какие документы сопровождают наши инструменты и запчасти при поставке и сможете избежать эксцессов из-за их отсутствия.
Что расскажем:
- Какие документы предоставляются при поставке.
- Каким сотрудникам вашей компании они необходимы в работе.
- Чем полезен каждый из предоствленных документов.
- Какие риски возникают из-за отсутствия сопроводительных документов.
- Какие возможности открываются перед заказчиком благодаря наличию полного пакета документов.
Готовы узнать о документации для бурового инструмента? Тогда читайте.
1. Технический паспорт
Содержит следующие сведения:
|
2. Упаковочный лист
Содержит следующие сведения:
Отгрузка большого перечня инструмента всегда сопровождается выпиской упаковочных листов. |
3. Сертификат соответствия
| Свидетельство, подтверждающее соответствие конкретного вида товара требованиям качества и безопасности, определенным для него действующими нормативами. |
4. Руководство по эксплуатации оборудования
В руководстве по эксплуатации оборудования описаны:
|
5. Универсальный передаточный документ (УПД)
Содержит:
|
Какой стандарт документационного обеспечения товара при поставке принят в ПО «ЭкспоТех»
- Паспорт качества — 1 экз., оригинал с отметкой ОТК, на партию поставляемого товара;
- Сертификат соответствия — 1 экз., заверенная копия, на каждый вид бурового инструмента или оборудования;
- Упаковочный лист — 1 экз., оригинал с отметкой ОТК, на партию поставляемого товара;
- Инструкция по эксплуатации — 1 экз., оригинал;
- Универсальный передаточный документ (УПД) — 2 экз, оригиналы с подписью и печатью ответственного лица.
Кому нужна документация на товар?
Технический паспорт необходим главному или линейному механику, инженеру по эксплуатации оборудования.
Паспорт необходим при:
- сдаче отработавшего инструмента представителям Заказчика;
- отчетности по проекту перед Заказчиком;
- подтверждения соответствия приобретенного инструмента стандартам ГОСТ Р — для участия в тендерах.
Сертификат соответствия на партию инструмента необходим главному или линейному механику, а также инженерам (по снабжению, по ТБ) при приобретении оборудования.
Инструкция по эксплуатации необходима специалисту, который непосредственно работает с инструментом.
Упаковочный лист нужен как продавцу, так и лицу, принимающему оборудование. Лист незаменим при сверке количества товара при приемке на складе Покупателя, а также для сопровождения при передвижении на режимных объектах (пример: обустройство нефтегазоконденсатных месторождений).Универсальный передаточный документ (УПД) необходим бухгалтерии для принятия на склад закупленных средств производства, и дальнейшего их списания. УПД также участвует во всех юридических правоотношениях Покупателя и Поставщика, в случае, если наступает гарантийный или любой другой спорный случай. Также УПД нужен Заказчику для отчетности по затратам на проект.
Что может случиться из-за отсутствия документации
- Простой оборудования при чрезвычайных ситуациях и упущенная прибыль.
- УПД требует заказчик проекта. Подрядчику важно предоставить отчетные документы, доказывающие его затраты согласно смете. При отсутствии документа заказчик не может принять и поставить на учет приобретенные запчасти.
- Запрет на ввоз оборудования на месторождение, к месту производства строительных работ.
- Отсутствие ответственности Поставщика в случае наступления гарантийного случая. Полный пакет документов позволяет требовать у Продавца исполнения гарантийных обязательств или возмещения затрат.
Какие возможности возникают при наличии полного пакета отгрузочных документов
- Паспорт качества, сертификат соответствия и упаковочный лист позволяют исполнителям уверенно поставлять буровой инструмент на любые объекты.
- Все службы компании обеспечены каждая своим подтверждающим документом по инструменту, что исключает лишние действия в работе.
- Полный пакет документов делает возможным участие компании в любых тендерах на строительство.
Резюме
В этой статье мы подробно рассмотрели актуальные вопросы, касающиеся сопроводительной документации при отгрузке товара:
- Какие документы предоставляются,
- Каким сотрудникам они необходимы в работе,
- Чем они полезны,
- Какие риски возникают из-за отсутствия документов,
- Какие возможности открываются благодаря наличию полного пакета документов.
Надеемся, эта информация поможет вам избежать эксцессов в работе, побеждать в тендерах и внимательно следить за документооборотом при поставках.
21 мая 2019.
Источник: https://po-expotech.ru/press/articles/soprovoditelnye-dokumenty-pri-postavke-praktika-postavshhika/
Документы подтверждающие поставку товара
Первичные документы, которые будут предоставлены Вашей компании по итогам завершения оказания услуг или поставки товаров компанией ФК ГРУПП
Перечень первичных документов, сопровождающих ту или иную сделку, варьируется в зависимости от особенностей каждой конкретной сделки.
Будь то сделка по оказанию транспортно-экспедиторских услуг или непосредственно поставки товаракомпания ФК Групп предоставит полный пакет документов, сопровождающих сделку!
Набор обязательных документов:
Договор поставки(купли/продажи) с клиентом.
Если планируются постоянные отгрузки одному клиенту, можно составить один договор на несколько сделок, обговорив детали дальнейшего сотрудничества (порядок расчетов, отпуска товаров, выполнения работ и условия оказания услуг).
Клиенту выставляется счёт на оплату.
При оплате товара по договору за безналичный расчет у клиента остается платежный документ, заверенный банком и подтверждающий оплату.
При отгрузке товара мы выдаем клиенту накладную и счет-фактуру.
При оказании услуги или выполнении работы по завершении мы выдаем клиенту акт оказания услуг / выполненных работ и счет-фактуру.
Виды первичных документов:
Договор регламентирует возникшие права и обязанности субъектов сделки. Желательно, чтобы каждая сделка сопровождалась письменным договором на поставку товара/подряда/возмездного оказания услуг и т п.
Договор поставки. Подтверждающие документы
Однако, для ряда сделок письменная форма вообще не нужна, так, например, договор купли-продажи считается заключенным в надлежащем порядке уже с момента выдачи покупателю или заказчику кассового, товарного чека или другого документа, который подтверждает факт оплаты товара/услуги.
Если Вы хотите обговорить какие-либо особенности продажи товаров, то вы вправе прописать их в письменной форме договора.
Договор обычно оформляется в 2-х экземплярах и содержит подписи и оттиски печатей каждой стороны.
Счет также считается своего рода соглашением, в котором поставщик фиксирует цену своего товара или услуги. Покупатель, в свою очередь, принимает условия, оплачивая указанную в счете сумму.
Форма данного документа не подлежит строгому регламентированию, поэтому каждая организация вправе разработать собственную форму счета на оплату.
Помимо прочего, счет также может содержать дополнительную информацию об условиях сделки, такую, как сроки и порядок оплаты и поставки, самовывоза товара, уведомления о предоплате и т д.
Ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» говорит о том, что подпись главбуха, руководителя организации или уполномоченного лица не являются обязательным элементом для данного документа. Печать также не требуется. Невзирая на это, лучше не пренебрегать печатью и подписью, во избежание дополнительных вопросов как со стороны контрагентов, так и со стороны государства.
Не стоит забывать, что счет не является документом, достаточным для предъявления поставщику требований по пунктам договора поставки, скорее, он является документом, в котором фиксируется устраивающая стороны цена товара или услуги. Однако, за покупателем сохраняется право потребовать вернуть перечисленные деньги, в случае необоснованного обогащения поставщика.
Платежные документы подтверждают факт оплаты товаров или услуг. Платежным документом может быть платежное поручение, платежное требование, кассовый и товарный чек, БСО (бланк строгой отчетности). Платежное поручение клиент получает в банке, производя оплату безналичным платежом.
Товарная накладная (N ТОРГ-12) применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации. Как и договор, накладная оформляется в двух экземплярах.
Первый остается у поставщика и позволяет зафиксировать отпуск товаров на сторону, второй же передается покупателю и позволяет оприходовать полученные товарно-материальные ценности.
Данные, зафиксированные в накладной не должны расходиться с данными, указанными в счет-фактуре.
Уполномоченные лица, дающие разрешение на отпуск товаров, должны подписывать товарную накладную лично. Подписи должны быть заверены печатью организации.
Должностные лица, принимающие товар, расписываются в товарной накладной, ставят печать или указывают реквизиты документа, уполномочивающего их на прием товара.
Возможность применения факсимильной подписи, при необходимости, должна быть заранее прописана в договоре на поставку.Акт о сдаче-приемке выполненных работ (оказания услуг) — двусторонний документ, подтверждающий факт, стоимость, а также сроки выполнения работ (оказания услуг). Акт необходим для подтверждения соответствия выполненных работ условиям договора.
Счет-фактура — в отличие от счета, форма этого документа подлежит строгому регламентированию. Счет-фактура содержит информацию о сумме денежных средств, и фактурную часть (информацию бухгалтерского учета). Документ крайне важен, так как является основанием для акцептования предъявленных сумм НДС (налога на добавленную стоимость) к вычету.
Все организации и предприятия, являющиеся плательщиками НДС обязаны выписывать счета-фактуры. Документ оформляется в двух экземплярах и подписывается поставщиком товара или услуги. Один экземпляр передается покупателю, другой остается у продавца.
Счет-фактура должна быть выписана не позднее, чем через 5 дней после отгрузки товара (выполнения работ или оказания услуг).
Итак, если Вы являетесь заказчиком товара у компании ООО «ФК»Групп» получаетекомплект документов :
Счет на оплату товара.
Договор поставки.
Спецификацию на поставку товара.
Товарную накладную (N ТОРГ-12)
Счет-фактуру
Если Вы заказываете услугиу компании ООО «ФК»Групп» получаете комплект документов:
Счет на оплату услуг.
Договор ТЭО.
Акт
Счет-фактуру
Если Вы заинтересовались возможностями компании ООО «ФК» Групп», позвоните нам по телефону: (812) 309-96-17или заполните форму для обратной связи, мы будем рады Вас проконсультировать!
Документальное подтверждение факта передачи товара покупателю
В общем случае фактическая передача товара покупателю подтверждается оформленными надлежащим образом товаросопроводительными документами (накладными).
В целях доказывания факта передачи товара покупателю (либо, напротив, отсутствия этого события) значение имеет, в первую очередь, то обстоятельство, свидетельствуют ли имеющиеся документы о принятии товара лицом, имевшим соответствующие полномочия.
Если отбросить случаи, когда товар принимается непосредственно физическим лицом, являющимся покупателем по договору, или органом покупателя — юридического лица, имеющим действовать от имени покупателя в силу закона и учредительных документов (п. 1 ст. 53 ГК РФ), полномочия на совершение от имени покупателя действий, связанных с принятием товара, требуют дополнительного подтверждения.
Документальное подтверждение реальности поставки товара
Источник: https://obd2bluetooth.ru/dokumenty-podtverzhdajushhie-postavku-tovara/
