Техническое задание на закупку картриджей для принтеров

Содержание

Особенности закупки расходных материалов к печатающим устройствам по 44-ФЗ

Пожалуй, не найдется ни одного заказчика, который бы не сталкивался с необходимостью приобретения расходных материалов к печатающим устройствам – в каждом офисе есть хотя бы один принтер или МФУ. Рано или поздно возникает необходимость заправлять и ремонтировать имеющиеся картриджи или же покупать новые.

Даже сегодня при осуществлении таких закупок в соответствии с нормами закона о контрактной системе заказчики сталкиваются с целым рядом проблем и сложностей.

Оригинальные и совместимые расходные материалы

Для того, чтобы читатель до конца понимал, о чем идет речь, отвлечемся от контрактной системы и скажем пару слов о том, какие бывают тонеры, картриджи, фотобарабаны и другие расходные материалы для печатающих устройств.

Помимо целого ряда характеристик, для заказчика важно знать, что они делятся на две группы:

оригинальные – то есть те выпущенные той же фирмой-производителем, что и печатающее устройство;
совместимые – выпущенные сторонней фирмой, не имеющей никакого отношения к производителю печатающего устройства. Такие расходники подходят для той или иной модели принтера или МФУ и могут быть использованы, но производитель устройства не гарантирует его качественную и бесперебойную работу. Иначе говоря, они просто совместимы с данной моделью принтера.

На практике между оригинальными и совместимыми расходными материалами имеется несколько основных различий. Во-первых, совместимые расходники значительно дешевле.

Во-вторых, при покупке совместимых расходников никогда не известно, кем и как они были произведены, какого они качества, являются ли эти картриджи действительно новыми или это уже бывшие в использовании, но прошедшие процедуру восстановления и упакованные в новую коробку и т.д.

Вышесказанное вовсе не означает, что абсолютно все неоригинальные расходные материалы низкого качества. Вовсе нет, встречаются и такие, которые по качеству ничуть не уступают оригинальным. Но может ли покупатель в лице заказчика знать это заранее?

Закупка расходных материалов по Закону No 44-ФЗ

Заказчики, как правило, заинтересованы в получении оригинальных расходных материалов по одной простой причине – они качественные. Начальная (максимальная) цена контракта также рассчитывается заказчиком, исходя из стоимости оригинальных материалов.

Малые организации обычно закупают их, руководствуясь пунктом 4 части 1 статьи 93 Закона No 44-ФЗ, более крупные же вынуждены проводить запросы котировок и электронные аукционы.

Как показывает практика, получить оригинальные картриджи и тонеры при проведении конкурентных процедур почти не возможно.

Причина этого в одной из основных особенностей неоригинальных расходников – их стоимость значительно ниже. Это позволяет участнику закупки существенно снизить цену, с которой поставщики оригинальных расходников попросту не могут конкурировать.

Кроме того, нельзя забывать, что согласно пункту 1 части 1 статьи 33 Закона No 44-ФЗ, в описание объекта закупки не должны включаться товарные знаки, фирменные наименования и т.д.

Как получить оригинальные расходники

Несмотря на наличие сложностей, получить оригинальные расходники для печатающих устройств возможно. Для этого при составлении технического задания, помимо указания технических и функциональных характеристик товара, необходимо включить следующие пункты:

Для каждого товара указать производителя, модель и его цифро-буквенную маркировку, руководствуясь пунктом 1 части 1 статьи 33 Закона No 44-ФЗ в части возможности указания данной информации (без слов «или эквивалент») в случаях необходимости обеспечения взаимодействия таких товаров с товарами, используемыми заказчиком, а также случаев закупок запасных частей и расходных материалов к оборудованию, используемому заказчиком;

2. Указать для каждой позиции, что данный товар предназначен для использования или установки на уже имеющееся у заказчика оборудование, находящееся на гарантии, указав при этом его модель и фирменное наименование;

3. Указать в документации о закупке, ссылаясь на указанный выше пункт закона о контрактной системе, что поставка неоригинальных и совместимых расходных материалов, а также материалов других производителей невозможна;

Указать в тексте документации о закупке, что производитель имеющегося в наличии у заказчика оборудования, для которого закупаются расходные материалы, официально запрещает использовать материалы и комплектующие других производителей, поскольку в этом случае не гарантируется стабильная и бесперебойная работа устройства. Такая информация в той или иной форме обязательно имеется в сопроводительной документации любого печатающего устройства или на официальном сайте производителя. Рекомендуем приложить копию документа к документации о закупке.

Заключение

Конечно, даже при таком подходе нет гарантии, что не найдется какой-нибудь особенно непонятливый поставщик, пожелавший предложить заказчику совместимые расходные материалы, подкрепив свою заявку стопкой всевозможных сертификатов качества. Также нельзя быть наверняка уверенным в том, какую позицию займет контролирующий орган при рассмотрении жалобы (если до этого конечно дойдет).

Однако, как показывает практика закупок, такой подход к составлению документации о закупке расходных материалов для печатающих устройств значительно повышает шансы получить именно оригинальные материалы и комплектующие и убедить ФАС принять сторону заказчика.

При этом, исходя из судебной практики, именно отсутствие в документации информации о том, что закупаемый товар должен быть оригинальным, поскольку предназначен для имеющегося в наличии оборудования, а также отсутствие обоснования невозможности использования эквивалента служат аргументами в пользу поставщика.

ВНИМАНИЕ! Для автоматического формирования всех отчетов и проверки уже созданных в ЕИС, воспользуйтесь нашим программным обеспечением. Также программа бесплатно проверит ваши закупки на ошибки, рассчитает НМЦК и СКП, поможет найти необходимый ОКПД2 и многое другое! Подробнее…

Полезная информация? Поделись: Бесплатная On-line консультация

Источник: https://good-tender.ru/poleznye-stati/508-osobennosti-zakupki-raskhodnykh-materialov-k-pechatayushchim-ustrojstvam-po-44-fz

Техническое задание на заправку картриджей. А может на Аутсорсинг печати?

Техническое задание на закупку картриджей для принтеров

Ваша организация пользуется услугами сторонней компании по заправке картриджей, или вы как раз ищите подобную компанию? Собираетесь объявить тендер? Тогда эта статья для вас.

Тендер – обыденная процедура, через которую на конкурсной основе находят новых поставщиков товаров и услуг большинство государственных организаций и многие коммерческие компании. Мы имеем богатый опыт участия и побед в них по совершенно разным направлениям от поставок оргтехники, до предоставления IT услуг.

Сейчас мы хотим поделиться своим опытом с теми организациями, которые планируют или уже начали пользоваться услугами сторонних компаний по заправке, ремонту, восстановлению и приобретению картриджей.

Мы изучали множество технических заданий на заправку, ремонт и поставку картриджей, и хотим взять на себя смелость дать рекомендации по их изменению, которые, по нашему мнению, позволят получить вашей организации более предсказуемый и качественный сервис.

В первую очередь мы хотели бы обсудить потребности, которые, зачастую, заявляют в условиях тендера.

Исходя из них, государственным и коммерческим организациям требуются различные услуги, в числе которых могут быть заправка, восстановление, ремонт и покупка картриджей определенного качества по минимальной цене.

Мы же предлагаем вам сформулировать потребность как «бесперебойная печать документов» с указанием качества и объемов печати.

Согласитесь, что организация обычно не нуждается в заправленных картриджах, она нуждается в напечатанных документах, а такие услуги как заправка картриджей, ремонт печатающих устройств, закупка новых принтеров и картриджей лишь средство для достижения конечной цели — печати документов.

Какие плюсы можно получить, изменив формулировку потребности? Об этом, если позволите, мы скажем в самом конце. Для начала давайте попробуем ответить на один вопрос: «Сколько стоит напечатать одну страницу документа в вашей организации?». Если вы сразу же готовы на него ответить, переходите к пункту «Техническое задание — потребность «Бесперебойная печать документов»».

Большинство заказчиков на вопрос «Сколько стоит печать одной страницы документа?» дать ответ не могут, потому, что как правило не знают объема печати документов и финансовых затрат на поддержание процесса печати за определенный период. Т.е. для того, чтобы посчитать, заказчику надо узнать сколько напечатали и сколько потратили.

Сколько напечатали?

Есть несколько способов узнать этот показатель.

Первый способ — посчитать сколько было не использованной бумаги на начало года (количество пачек * 500 листов), добавить количество купленной бумаги за год и отнять остаток бумаги на конец года. Останутся несколько вопросов.

Возможно какое-то количество бумаги использовалось не для печати? Сколько напечатано на черновиках? Сколько напечатано с двусторонней печатью? В принципе такой способ дает в целом представление о количестве напечатанных страниц, но как мы сказали из-за оставшихся вопросов допускаем значительную погрешность.

Способ второй.

Распечатать в начале года на всех устройствах лист состояния, на котором указывается количество напечатанных страниц, сделать такую же процедуру на конец года, затем вычислить разницу сначала в разрезе принтеров и МФУ, а затем сложить все получившиеся показатели, чтобы узнать сколько было напечатано документов в целом по организации.

Процедуру снятия счетчика надо при этом не забывать делать на прибывающих и убывающих устройствах. Данный способ конечно же более точный.

Однако если в первом случае данные дает бухгалтерия относительно быстро, то во втором случае если вы не сняли показания с принтеров, МФУ и других печатающих устройств год назад, то сделав это первый раз сегодня, придется подождать еще год.

Третий способ, о котором вы наверняка слышали, и который, по нашему мнению, самый верный, установить специализированную программу, которая будет в автоматическом режим получать информацию о количестве напечатанных страниц, за любой период, в разрезе всех принтеров и МФУ, а при необходимости и в разрезе пользователей. Программы бывают платные, но есть возможность использовать и бесплатные решения. Мы используем, преимущественно, программу PriSma. Как показывает наш опыт, возможности данной программы полноценно закрывают практически любые потребности клиентов и позволяют построить полноценную систему мониторинга печати.

Сколько потратили?

Давайте перейдем к подсчету, для этого сначала разделим все затраты, на очевидные (о которых мы знаем) и неочевидные (о которых мы, как правило, только догадываемся).

Очевидные затраты (данные можно взять в бухгалтерии):

Неочевидные затраты (постараемся описать варианты подсчета затрат):

использование рабочего пространства, или площадь, занимаемая принтерами, МФУ и другой печатающей техникой. Арендная ставка за квадратный метр на общую площадь под принтерами.
расход электроэнергии устройствами печати. Тяжело считать, надо руководствоваться документацией на устройства и учитывать, что принтеры на ночь не отключаются;
затраты труда на организацию и функционирование внутренней службы сервис-деск. Заработная плата в части относящейся на поддержку процесса печати документов.
затраты труда на устранение инцидентов. Необходимо определять путем умножение почасовой тарифной ставки сотрудников, участвующих в устранении инцидента как со стороны заявителей, так и со стороны исполнителей.
затраты труда на организацию работы с подрядчиками. Включает в себя заработную плату сотрудников, которые размещают заявки исполнителям, контролируют сроки и качество выполнения работ.
потери от простоев устройств печати на рабочих местах пользователей. Оценить сложнее всего, так как надо понимать непрерывность какого бизнес процесса обеспечивает процесс печати документов, и какой добавленной стоимости из-за простоя лишается организация. Финансисты организации могут подсчитать и сообщить какова в среднем производительность одного сотрудника по доходу в расчете на единицу времени. Можно умножить это цифру на время простоя оборудования.
затраты на списание и утилизацию оргтехники и расходных материалов. Суммы, которые надо заплатить за независимую оценку для принятия решения о списании и за проведение работ по утилизации специализированным организациям.
затраты труда на организацию процесса закупки принтеров, МФУ, копиров, сканеров и расходных материалов к печатающей технике. С первого взгляда затраты не значительны, но по факту в процессе задействованы ит-отдел, хозяйственный отдел, бухгалтерия, а решение принимается руководством.

Думаю, мы постарались перечислить все возможные затраты. Получить данные об «очевидных» затратах не просто, но можно — делаем запрос в бухгалтерию. Как рассчитать данные о «неочевидных» затратах, тут вопрос гораздо сложнее и получение ответа на него сопоставимо с написанием ну конечно не докторской, но кандидатской диссертации это точно. Опять же во многом это процесс зависит и от масштабов предприятия и прозрачности бизнес-процессов в ней протекающих. Можно конечно остановится на подсчете «очевидных» затрат и разделить эти затраты на количество отпечатанных страниц. Однако на практике «неочевидные затраты» составляют от 30 до 100% процентов «очевидных» затрат.

Теперь, когда мы получили нужную нам информацию делим «Потратили» на «Напечатали» и получаем долгожданную цифру. Как правило это значение стоимости печати одной страницы формата А4 по черно-белой печати составляет от 1 до 3 рублей и от 7 до 15 рублей по цветной печати.

Техническое задание — потребность «Бесперебойная печать документов»

Теперь давайте подводить итог и разберем для чего мы предлагаем изменить потребность с «Заправка картриджей» на потребность «Бесперебойную печать документов». Объем печати, бесперебойность и качество печати, финансовые затраты вот, что, по нашему мнению, должен контролировать заказчик.

При этом данному контролю должно уделяться как можно меньше времени, и он должен быть прозрачен для понимания всеми участниками процесса.

Мы считаем не верным подход, когда заказчик подсчитывает сколько раз заправили или восстановили картридж, а тем более вести учет сколько раз меняли ракель, ролик заряда, фотобарабан (так указано в большинстве технических заданий).

Трудно заказчику, принять объективное решение при оценке целесообразности ремонта оборудования, так как в процессе принятия такого решения, затраты по поиску информации о конкурентной стоимости ремонта иногда не сопоставимы со стоимостью его проведения, а результаты оценки разными сервисными центрами, могут отличатся в разы. Любой ремонт носит субъективный характер! Объективна только цена на печать одного документа, вот эту цену и надо требовать от исполнителя!

Как написать техническое задание, в котором потребность — это «Бесперебойная печать документов»? По нашему мнению, оно должно включать в себя следующие:

сообщение потенциальным исполнителям о парке принтеров, МФУ и другой печатающей техники и его месторасположение
ориентировочный объем печати документов
определение возможности установки программного обеспечения для мониторинга объемов печати
определение возможности установки исполнителем собственного оборудования, как основного, так и резервного
определение возможности формирования на территории заказчика резерва расходных материалов к печатающей технике на согласованный объемы печати
определение требований по бесперебойности и качеству печати (процент доступности оборудования, время устранения инцидентов и т.п.)
предложение исполнителям определять стоимость услуг исходя из стоимости печати страницы документа.

Какие плюсы получает организация при переходит на обслуживание на условиях постраничного (покопийного) контракта:

предсказуемость и бюджетируемость расходов, вы сможете четко понимать, кто, сколько и для чего печатает;
экономия до 30% за счет снижения поддающихся прямой оценке «очевидных затрат» на печать и снижение, либо полное отсутствие большинства «неочевидных затрат»;
отсутствие потерь от простоев оборудования за счет его более рационального размещения и использования;
снижение административных издержек и затрат труда на сопровождение процесса печати;
отсутствие необходимости инвестиций в печатное оборудование и расходные материалы;
значительное уменьшение статей расходов на организацию процесса печати.

Мы готовы оказать вам полное содействие в подготовке технического задания и с удовольствием примем участие в подобном проекте.
Остались вопросы или наш подход вас заинтересовал? Обращайтесь прямо сейчас на почту info@my-myrmex.ru или по телефону:
8 (861) 220-51-15. Узнать больше о предлагаемых компанией МИРМЕКС Решениях для печати можно по ссылке.

А в следующей стать, мы продолжим тему организации процесса печати в компаниях, и расскажем вам о покопийных контрактах. Что это и чем они могут быть Вам полезны читайте в следующей статье.

Источник: https://www.my-myrmex.ru/info/articles/2016/tz-ili-autsorsing-pechati/

Как закупить оригинальные «расходники» и запчасти по 44-ФЗ | Контур.Закупки

Техническое задание на закупку картриджей для принтеров

В ходе закупочной деятельности госзаказчикам довольно часто приходится приобретать расходные материалы и запчасти для техники, например. Иногда при этом можно не указывать фразу «или эквивалент». О том, когда именно — расскажем в этой статье. Также рассмотрим вопрос правомерности закупки оригинальных запчастей после окончания гарантийного срока.

Оригинальные запчасти — требование производителя

В соответствии с пунктом 1 части 1 статьи 33 закона 44-ФЗ, в техническом задании допустимо указывать товарный знак объекта исключительно в сопровождении выражения «или эквивалент». В целях недопущения нарушения закона о конкуренции нужно описывать товар таким образом, чтобы под описание подходили модели разных производителей, как минимум двух.

Но есть случаи, когда можно указывать товарный знак без давления «или эквивалент». Все они перечислены в конце пункта 1 части 1 статьи 33 закона. Среди прочего, такое разрешено заказчику при закупке запчастей и «расходников», которые должны применяться в соответствии с технической документацией используемой техники.

Регистрация в ЕРУЗ ЕИС

С 1 января 2019 года для участия в торгах по 44-ФЗ, 223-ФЗ и 615-ПП обязательна регистрация в реестре ЕРУЗ (Единый реестр участников закупок) на портале ЕИС (Единая информационная система) в сфере закупок zakupki.gov.ru.

Мы оказываем услугу по регистрации в ЕРУЗ в ЕИС:

Заказать регистрацию в ЕИС

Как правило, все производители техники указывают в своей документации необходимость использования оригинальных запчастей и расходных материалов. Оригинальные — это те, которые обычно производятся под тем же товарным знаком и рекомендуются для данной модели технического средства. Поэтому желание заказчиков получить оригинальную запчасть вполне понятно.

Если техника на гарантии

Когда гарантия на техническое средство действует, то с закупкой оригинальных запчастей обычно не возникает проблем.

Ведь производители в качестве одного из условий действия гарантии называют применение оригинальных запчастей и «расходников».

Если же установить «неродную» деталь, и техника выйдет из строя, то такой случай производитель, скорее всего, не признает гарантийным, а значит, не будет производить ремонт или замену бесплатно.

Когда гарантия кончилась

А можно ли закупать оригинальные запчасти после окончания гарантийного срока? Что говорит об этом судебная практика? Рассмотрим на примерах.

Заказчик с Сахалина заявил к закупке картридж для принтера Brother LG-1100HY-BK и не указал «или эквивалент». Местное управление ФАС посчитало это нарушением закона 44-ФЗ. Однако заказчик обратился в суд и выиграл дело (постановление Пятого ААС от 05.08.2015 № 05АП-6479/2015 по делу № А59-1187/2015).

В технической документации к принтеру было указано, что его оптимальная производительность и надежность достигаются при использовании оригинальных чернил определенного типа.

Суд учел, что производитель не рекомендует применять картриджи других фирм, равно как и заправлять «родной» картридж посторонними чернилами. Более того, согласно условиям гарантии, повреждение печатающей головки не признавалось гарантийным случаем при подобной эксплуатации.

Поэтому суд пришел к выводу, что заказчику требовался именно оригинальный картридж фирмы Brother.

УФАС пыталась настаивать на следующем: заказчик должен был указать в документации, что приобретаемый товар должен быть совместим с имеющимся оборудованием, а также доказать, что на принтер действует гарантийный срок. Однако суд указал, что такого требования в законе 44-ФЗ нет. Наоборот, по мнению суда, статья 33 закона дает заказчику право указывать производителя при закупке запчастей и расходных материалов к технике.

Таким образом, суд подтвердил, что не имеет никакого значения, находится ли техника на гарантии или нет.

Спорные выводы в пользу заказчика

Суд в упомянутом выше постановлении пришел еще к двум выводам. Первый из них — если производится закупка запчастей или «расходников», то это само по себе является причиной для указания товарного знака без добавки «или эквивалент». Другими словами, специально обосновывать потребность в совместимости техники и ее запчасти необходимости нет.

Это довольно смелое утверждение, и в судебной практике были противоположные решения на этот счет. Так, в соответствии с постановлением Пятого ААС от 18.02.2016 № 05АП-112/2016 по делу № А59-3664/2015, заказчик может не включать в описание объекта закупки фразу «или эквивалент» лишь в исключительных случаях. А именно:

если аналогичные товары под другими товарными знаками несовместимы с тем, который уже использует заказчик;
если закупаются запчасти и расходные материалы к оборудованию в соответствии с его технической документацией.

Раз заказчик не включил в техническое задание слова «или эквивалент», он должен был указать на одно из этих двух исключений. Например, что товар не подлежит замене, поскольку «расходник» предназначается для имеющегося оборудования.

Однако в случае, рассмотренном в упомянутом постановлении Арбитражного суда, заказчик не представил документацию на используемую технику ни в местное УФАС, ни в суд.

В результате суд встал на сторону антимонопольного органа, который увидел в действиях заказчика нарушение пункта 1 части 1 статьи 33 Закона № 44-ФЗ.

Так что для надежности все-таки следует включать в описание объекта закупки обоснование того, почему невозможно применение эквивалентных товаров.

И второй вывод который следует из постановления Пятого ААС от 05.08.2015 № 05АП-6479/2015 — закупка оригинальных «расходников» и запчастей является тем самым случаем, когда закон 44-ФЗ разрешает указывать производителя. Опираться на этот вывод рискованно, ведь запрет на включение в документацию требований к производителю прямо установлен частью 3 статьи 33 закона.