Критерии эффективности закупок

С какой целью и по каким критериям оценивается эффективность закупочной деятельности по 44-фз?

Эффективность госзакупок, проводимых по 44-ФЗ, оценивается с целью повышения качества функционирования государственных и муниципальных структур. Способ оценки и критерии эффективности зависят от сферы деятельности госучреждения и характера нарушений, выявленных при ранее проведенных закупках.

Правовая основа и критерии эффективности госзакупок

Органы аудита, проверяющие деятельность заказчиков, проводят оценку эффективности закупок в целях выявления и корректировки факторов, препятствующих нормальному функционированию органов государственной и муниципальной власти (ч. 3 ст. 98 44-ФЗ).

Также в статье 12 44-ФЗ определено, что госзаказчики и их должностные лица несут ответственность за эффективность планирования закупок. Общественный контроль над эффективностью социально значимой закупочной деятельностью может также осуществляться с привлечением добровольных объединений граждан (ч. 3 ст. 102 44-ФЗ).

Эффективность осуществленной закупки складывается из нескольких факторов, каждый из которых иллюстрирует степень достижения определенных целей закупки по отношению к объему затраченных заказчиком ресурсов. Ресурсами заказчика являются материальные средства, время и труд должностных лиц.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, обращайтесь через форму онлайн-консультанта или звоните по телефонам:

• эффективность планирования;
• конкурентность;
• экономичность;
• соблюдение законодательства;
• эффективность документооборота.

Качество поставляемых товаров, работ или услуг как фактор эффективности закупки является универсальным показателем, иллюстрирующим целесообразность сотрудничества с конкретным поставщиком и оправданность сокращения или увеличения объема средств, выделенных на проведение закупки.

Эффективность планирования

Планирование оценивается по следующим показателям:

• правильность определения ассортимента и количества заказываемых товаров;
• степень прогнозируемости рисков;
• правильность оценки затрат до проведения торгов.

Умение прогнозировать потребности будущего периода в конкретном количестве товаров или услуг является ключевым показателем эффективности планирования. Чем ближе число заказанных товаров к числу использованных впоследствии, тем выше эффективность закупки, и, напротив, нехватка или переизбыток заказанной продукции для реализации функций госучреждения является показателем низкой эффективности планирования.

Степень прогнозируемости рисков определяется отношением числа предсказанных рисков к числу оправдавшихся предсказаний: чем меньше расхождение в этих числах, тем выше эффективность закупки.

Если поставщик определяется через аукцион на понижение, то показателем высокой эффективности планирования будет как можно более точное прогнозирование цены, на которой завершатся торги.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, обращайтесь через форму онлайн-консультанта или звоните по телефонам:

Конкурентность и экономичность

Конкурентность закупки определяется по следующим показателям:

Чем больше число корректных заявок, поданных на участие в конкурсе или аукционе, тем выше конкурентность закупки и вероятность заключения выгодного контракта. При этом важно учесть, что большое число понижений цены на один лот закупки может говорить не только о высокой конкуренции среди исполнителей, но и о возможно завышенной начальной (максимальной) цене лота.

Заявленная максимальная цена является показателем экономической эффективности закупки: чем больше отношение выделенных на закупку средств к максимальной цене аукциона, тем более продуманной является закупка, с точки зрения экономии средств.

К действиям, повышающим экономическую эффективность и конкурентность закупки, также относятся:

• укрепление постоянного взаимодействия с надежными поставщиками;
• проведение конкурентных переговоров при проведении закупок высокотехнологичных товаров, работ или услуг;
• формирование максимально понятных и однозначных критериев качества товаров, работ или услуг.

Конкурентные переговоры позволяют снизить цену закупки при тех же прочих условиях контракта, а корректно сформулированные условия закупки привлекут больше потенциальных исполнителей и повысят конкурентность закупки.

Соблюдение законодательства

К показателям, иллюстрирующим высокую правовую эффективность проведения закупок, относятся:

• правильное определение степени надежности поставщика;
• соблюдение требований законодательства при проведении закупок;
• юридическое сопровождение контрактов.

К соблюдениям требований закона относятся соблюдение регламента рассмотрения обеих частей заявок, составление корректного обоснования способа закупки, а также количества и ассортимента товаров, работ или услуг.

Важным критерием законности закупки является соблюдение ограничений при закупке товаров, работ или услуг у зарубежных поставщиков и у индивидуальных предпринимателей, имеющих квоты на приоритетное участие в отдельных видах закупок, например, при закупке сельхозпродукции у местных производителей.

Чтобы эффективно осуществлять наукоемкие закупки на крупные суммы, госучреждениям необходимо создавать юридическую комиссию для обоснования каждого пункта контракта или условия закупки, в противном случае, повышается риск перерасхода средств и срыва сроков поставки из-за нарушений требований закона при проведении аудита.

Эффективность документооборота

Качество работы с закупочной документацией оценивается по следующим параметрам:

• сроки подготовки документов;
• сроки заключения контрактов с поставщиками;
• количество несостоявшихся торгов и незаключенных контрактов из-за технических ошибок делопроизводителей заказчика.

Высокую эффективность закупки показывают короткие сроки между озвучиванием цели закупки начальником госучреждения и размещением извещения о ее проведении.

Быстрое составление контракта с выбранным поставщиком снижает риски его отказа от участия в закупке, а промедление может привести к невыполнению госучреждением своих функций из-за срыва сроков поставки нужных товаров или выполнения работ.

Надзорные органы отслеживают случаи отмены торгов после их объявления и нарушения требований к условиям контракта.

Если заказчик некорректно описал условия закупки или нарушил правила оформления закупки посредством электронного документа, то надзорный орган может признать низкую эффективность деятельности данного заказчика и назначить проведение внеочередного аудита на предмет выявления иных нарушений и ответственных за них должностных лиц.

Повышение эффективности закупочной деятельности конкретного заказчика можно осуществить путем тщательного анализа каждого критерия эффективности с последующим выявлением причин низких показателей. Для оценки данных критериев госучреждение вправе обратиться к аудиторским фирмам.

Дорогие читатели, информация в статье могла устареть. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам: Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Источник: https://zakonguru.com/goszakupki/44/effektivnost.html

Ключевые показатели эффективности (KPI): как использовать в госзакупках

Ключевые показатели эффективности — это показатели деятельности предприятия, которые помогают ему в достижении намеченных целей. В любом деле главное — эффективность. Закупки в этом не исключение.

Для повышения их эффективности и существует специальная система показателей KPI — от английского Key Performance Indicators.

Что она в себя включает, как использовать ключевые показатели, какие ключевые показатели эффективности работы KPI для специалиста по тендерам, подскажет этот материал.

Контрактная система в сфере закупок — это масштабный государственный проект, который постоянно развивается.

Кроме новых требований к заказчикам и поставщикам в сфере прозрачности всех проводимых тендеров, создания равных условий и препятствия антиконкурентных соглашений, власти намерены повышать эффективность государственных и муниципальных закупок.

Правда, действующее законодательство, регулирующее проведение конкурсов и тендеров, в частности законы № 44-ФЗ и № 223-ФЗ, не содержат четкого понятия эффективности и KPI.

, подписанных главой государства в конце 2017 года.

Именно этими документами чиновникам дано поручение разработать и внедрить на практике ключевые параметры эффективности того, куда и как развивать закупочную сферу в стране.

Такие основные показатели эффективности KPI для государственных служащих (пример мы приводим ниже) должны касаться повышения качества управления проведения тендеров, а также повышения квалификации закупщиков и участников.

Первоначально чиновники хотят распространить обязательные требования к ключевым критериям эффективности не на всю закупочную систему в России, а только на крупнейшие организации, проведение тендеров в которых регулирует закон № 223-ФЗ.

К ним, в частности, относятся государственные компании и субъекты естественных монополий (СЕМ) с выручкой от 10 млрд рублей или активами от 7 млрд рублей. После «обкатки» системы на крупных заказчиках она будет распространена на всю закупочную сферу и ее участников.

Так что готовиться к этому и знать, как рассчитать KPI закупочной деятельности, нужно уже сейчас.

Что это такое KPI

Система сбалансированных показателей эффективности KPI представляет собой численные значения, определенные в рамках так называемого целеполагания или определения стратегических целей развития в каком-либо направлении. Когда речь идет о проведении тендеров, можно выделить такие KPI отдела закупок, как:

• соблюдение сроков поставки;
• экономия;
• запасы продукции;
• качество продукции;
• оперативность работы персонала;
• документооборот.

Каждое из этих направлений можно, а главное, нужно измерить и оценить для эффективного управления организацией снабжения.

Говоря иначе, анализ показателей KPI позволяет установить в компании определенные индикаторы, благодаря которым можно понять, какие еще действия необходимо предпринять для повышения эффективности.

При этом сама эффективность закупок — это не только определенные манипуляции, проведенные за какой-то временной промежуток, но и польза, которую компания от них получила.

Виды KPI показателей

Библиотека KPI-показателей включает в себя две объемных группы:

1. Критерии KPI для работы организации.
2. Показатели KPI для персонала.

В организации это может быть техническое обеспечение тендеров, налаживание документооборота, требования к срокам и качеству, логистические критерии. Персонал, в свою очередь, выполняет следующие функции:

• планирование закупок;
• проведение тендеров;
• выбор поставщиков,
• заключение и ведение договоров с поставщиками;
• управление складскими операциями;
• логистика.

Отдельно необходим контроль, анализ и оптимизация процессов, обычно это входит в показатели KPI для руководителя закупочной деятельностью государственной корпорации или единственного специалиста тендерного отдела в организации.

Для чего используют KPI

Анализ и достижение показателей KPI необходимы для того, чтобы обеспечить гибкость функционирования системы госзакупок компании в постоянно меняющихся законодательных и экономических условиях.

Организация контроля обязательно требует регламентации, поэтому организация должна самостоятельно определить критерии эффективности как в целом для всей закупочной системы, так и для сотрудников компании в соответствии со штатным расписанием и должностными инструкциями.

На основании исполнения этих критериев можно оценивать продуктивность работы, выявлять допущенные ошибки и недочеты и оперативно их устранять.

Главное, чтобы руководство могло в любой нужный момент просто и быстро их оценить и измерить.

Вот главные приоритеты применения системы Key Performance Indicators, которую западные развитые страны используют уже свыше 40 лет, а в России точечно начали применять около 15 лет назад:

1. Мотивация работников. Ведь люди могут получать больше, если будут показывать высокий уровень исполнения требуемых показателей.
2. Четкая постановка приоритетов и задач организации. Персонал точно знает поставленные задачи и порядок действий для их достижения.
3. Постоянный мониторинг работы. Применение системы оценки эффективности позволяет постоянно контролировать, как идут дела в компании, на любом этапе работы любого сотрудника. Поэтому все возможные сбои можно предупреждать, а не устранять их последствия.
4. Привлечение профессионалов. Четкие критерии оценивания работы позволяют установить справедливую оплату труда, зависимую от персональных достижений каждого работника. Тот, кто знает и умеет больше, сможет достигнуть высокого уровня, а значит, и получать больше.
5. Экономия средств компании.

При грамотной постановке работы происходит достижение показателей эффективности KPI. Поэтому все специалисты, деятельность которых взаимосвязана, должны знать, что это. Таким образом происходит тесное переплетение личных обязанностей каждого сотрудника со стратегическими целями компании.

Примеры для тендерного отдела

В каждом отделе компании можно применять свои показатели эффективности KPI, примеры их довольно просты:

1. Какие показатели можно посчитать в тендерном отделе? Для закупщика это может быть число изменений, внесенных в план госзакупок и план-график госзакупок, количество успешно завершенных тендеров, процентное соотношение несостоявшихся процедур от общего объема конкурентных закупок, число конкурентных закупок, при проведении которых была подана только одна заявка, и она была признана соответствующей, и так далее.
2. В работе менеджера можно оценивать сумму среднего чека, объем продаж; количество постоянных клиентов, которые были привлечены, и т. д.
3. Для бухгалтера важно отсутствие штрафов от проверяющих органов, своевременная сдача отчетов; число уточнений данных, отсутствие замечаний в ходе аудита или проверок.

Список можно продолжать бесконечно. Важно помнить одно: чтобы иметь возможность оценить соответствие работы заданным критериям, необходимо тщательно документировать каждый шаг и действие работника. Любое недостающее звено может легко обрушить всю налаженную систему.

Источник: https://goscontract.info/podgotovka-k-tenderu/klyuchevye-pokazateli-effektivnosti-kpi-chto-eto-i-kak-ispolzovat

Разработка системы KPI

Некорректность заключается в том, что сотрудники не понимают конечную цель своей работы. И система мотивации, базирующаяся на таких ключевых показателях эффективности (KPI), оказывается несостоятельной.

В случае отказа от мотивации для специалистов закупок устанавливается фиксированный оклад. Иногда им выдают какую-то премию, которую руководитель распределяет внутри отдела. Без показателей эффективности, без оцифровки. Такой подход, также, не является стимулирующим для сотрудников и повышения эффективности работы.

На самом деле, создание действенной мотивации – вполне реальная задача.  У отдела закупок есть много показателей, которые должны в системе рассчитываться, прогнозироваться и планироваться. А где план – там и факт его выполнения (при должном управлении!).

Привожу наиболее часто встречающиеся ключевые показатели эффективности, на практике показавшие свою эффективность. В порядке убывания степени влияния отдела закупок на соответствующий KPI.

Типовые KPI отдела закупок

1. Реализованная наценка в абсолютных и относительных величинах
2. Величина и структура кредиторской задолженности поставщикам
3. Оборачиваемость товарных запасов предприятия
4. Сумма бонусов от поставщиков за период
5. % неудовлетворенного спроса клиентов
6. Объем товарных неликвидов в абсолютном и относительном выражении
7. Экономическая эффективность промо-акций
8. Сроки годности товарных запасов (если есть товары со сроками годности)
9. Оценка сотрудников отдела закупок внутренними клиентами
10. Сумма выручки
11. Объем претензий поставщикам в натуральном и относительном выражении
12. Логистические расходы на входящий грузопотоки другие показатели

Все перечисленные показатели могут быть оцифрованы. Большинство из них планируются, если управленческий учет на предприятии ведется на должном уровне.

Разработка системы мотивации отдела закупок

При разработке системы мотивации должны быть выбраны те показатели, на которые закупки влияют в наибольшей степени в рамках конкретного предприятия.

Практика показывает, что эффективной является классическая система мотивации, состоящая из постоянной и переменной части.

Соотношение между постоянной и базовой переменной частью (до того, как будут применены коэффициенты) должно быть, как минимум, 50:50. А количество коэффициентов для переменной части не должно превышать 6 (т.е. не более 6 показателей деятельности закупок).

Важно, чтобы диапазон суммы заработной платы, которую сотрудник получит на руки, был широк и, чтобы сотрудник мог самостоятельно посчитать, сколько он получит по итогам работы за прошедший период.

Пример системы мотивации специалистов по закупке

Базовая ЗП менеджера по составляет 60 тыс.₽: 30 тыс. ₽ постоянная часть + 30 тыс. ₽ переменная часть.  Понятие «базовая ЗП» означает достижение, но не перевыполнение плановых показателей деятельности. То есть все коэффициенты для расчета переменной части равны «1».

Если сотрудник отработал «на отлично», он получит 95 тыс. ₽: 30 тыс. ₽ постоянная + 65 тыс. ₽ переменная. В этом случае к переменной части применены максимальные коэффициенты, так как все плановые показатели перевыполнены. Если перевыполнены не все, а только некоторные плановые показатели, то итоговый размер ЗП может быть в диапазоне 61-94 тыс ₽.

Если показатели работы сотрудника крайне низкие,   то за счет переменной части он получит минимум   35 тыс. ₽: 30 тыс. ₽ постоянная + 5 тыс. ₽ переменная. В этом случае к переменной части применены минимальные коэффициенты, так как все плановые показатели не были выполнены.

Ну и так далее…

Такая система материальной мотивации будет стимулировать на выполнение и перевыполнение планов. Если сотрудник с завидной периодичностью получает минимальную ЗП, при этом удовлетворен своими показателями, то следует рассмотреть вариант его замены.

Важно помнить о том, что показатели деятельности у разных по функционалу сотрудников отдела закупок могут отличаться.

Пример. Менеджер по закупкам и менеджер по претензионной работе будут иметь разные системы показателей (разные KPI). А менеджер по закупке сантехники и менеджер по закупке пиломатериалов – одинаковую систему показателей эффективности (одни KPI).

Услуга по разработке системы KPI и системы мотивации специалистов отдела закупок

Я предлагаю свои услуги по аудиту системы показателей деятельности отдела закупок с целью разработки новой системы показателей, корректировки существующей системы показателей, формированию системы материальной мотивации сотрудников отдела закупок.

Продолжительность данной работы определяется индивидуально. Она зависит от системности бизнеса предприятия и степени автоматизации управленческого учета. В идеале — разработке системы KPI закупок должен предшествовать общий аудит закупок.

Результатом является итоговая мотивационная система отдела закупок для данного конкретного предприятия. Эта система будет сохранять актуальность на предприятии на период сохранения действующей модели бизнеса и стратегии функционирования.

Мониторинг рынка труда

Хочу также отметить, что предприятие должно регулярно проводить мониторинг ЗП всех специалистов на своем рынке. И, как минимум, раз в год пересматривать систему мотивации сотрудников и при необходимости вносить в нее коррективы.

Источник: https://veremey.ru/razrabotka-sistemy-kpi

Как оценить эффективность госзакупок учреждения своими силами

Эффективность – это то, к чему мы все стремимся в своей работе, и то, ради чего осуществляются реформы, внедряются инновационные проекты и решения.

Контрактная система в сфере закупок является одним из наиболее ярких и поистине масштабных примеров таких преобразований.

Сам смысл ее создания и дальнейшего развития заключается помимо прочего в повышении эффективности государственных и муниципальных закупок.

Вместе с тем в рамках Закона № 44-ФЗ понятие эффективности носит довольно туманный характер и лишено четкого определения.

Несмотря на такое положение вещей и тот факт, что оценка эффективности не входит в круг обязанностей заказчиков, многие из них желают провести оценку проделанной ими работы.

На практике нередко возникает ситуация, когда вышестоящие организации требуют от подведомственных им заказчиков предоставить информацию о показателях эффективности закупочной деятельности, не давая при этом никаких дополнительных разъяснений о том, как именно провести такую оценку и ставя тем самым ответственных лиц в тупик.

Правовая основа оценки эффективности госзакупок

В соответствии с частью 6 статьи 97 Закона № 44-ФЗ, оценка эффективности обеспечения госзакупок дается в сводном аналитическом отчете, ежегодно подготавливаемом и размещаемом в ЕИС федеральными органами власти по регулированию контрактной системы. При этом методика проведения такой оценки разрабатывается органами, осуществляющими мониторинг, самостоятельно.

Несложно догадаться, что результатом такого подхода стало отсутствие единообразия критериев и методик оценки эффективности. С другой стороны, подобная неопределенность дает некоторую степень свободы в выборе этих самых критериев.

Возможные критерии оценки эффективности

Прежде чем перейти к обсуждению возможных критериев, следует пояснить, что деятельность учреждения в рамках контрактной системы не ограничивается лишь проведением конкурентных процедур и заключением контрактов. Область работы значительно шире. Таким образом, прежде чем отбирать критерии, необходимо определить, эффективность каких именно областей работы необходимо оценить.

Выделим основные направления деятельности, эффективность которых целесообразно определять:

1. Планирование;
2. Конкурентность;
3. Экономичность;
4. Соблюдение законодательства;
5. Документооборот.

Рассмотрим, какие показатели могут отражать эффективность каждого направления работы заказчика.

Эффективность планирования закупок можно оценить по:

• количеству внесенных изменений в план закупок и план-график закупок;
• соотношению количества закупок, осуществленных в четвертом квартале года, и их общего числа.

Конкурентность может включать в себя следующие критерии оценки:

• процентное соотношение доли конкурентных процедур от общего объема закупок (как в количественном, так и в денежном представлении);
• процентное соотношение несостоявшихся процедур от общего объема конкурентных закупок;
• количество участников закупок, проводимых конкурентными способами.

Отдельно хотелось бы выделить показатель, который, возможно, не представляет особой ценности для самих заказчиков, но на который мы настоятельно рекомендуем обращать внимание, поскольку именно он вызывает интерес проверяющих органов – количество конкурентных закупок, при проведении которых была подана только одна заявка, и она была признана соответствующей. Большое количество таких закупок по вполне понятным причинам непременно вызовет массу вопросов.

Экономичность закупок – иными словами показатель экономии бюджетных средств, который зачастую представляет наибольший интерес, находится в зависимости от предыдущего критерия и рассчитывается как процентное соотношение начальной (максимальной) цены контракта (НМЦ) и цены заключенного контракта.

С одной стороны, чем выше этот показатель – тем лучше, с другой – его слишком высокое значение может говорить о завышении НМЦ, неверном ее обосновании или недобросовестности победителя.

Соблюдение норм законодательства в сфере закупок может характеризоваться:

• количеством жалоб в контрольный орган (ФАС), признанных обоснованными;
• количеством вносимых изменений в закупочную документацию;
• результатами контрольных мероприятий (плановые и внеплановые проверки);
• количеством выигранных судебных разбирательств.

Эффективность документооборота определяется следующими критериями:

• сроками, затраченными на подготовку и размещение документации о закупке;
• сроками оценки заявок;
• сроками заключения контрактов.

Заключение

Эффективность закупочной деятельности учреждения – показатель, значимость которого сложно переоценить. Отслеживание его изменений в рамках внутреннего мониторинга или аудита будет крайне полезна для оценки качества работы контрактных специалистов, выявления недочетов и своевременного принятия мер.

Мы привели лишь примерный перечень направлений деятельности и критериев, с помощью которых можно оценить их эффективность.

Вы вольны выбирать, корректировать и разрабатывать собственные критерии и методики в соответствии с личными особенностями и потребностями.

Критерии могут быть не только простыми, но и составными – рассчитываться из ряда показателей, находится в зависимостях друг от друга и т.д.

Внимание! Для повышения личной эффективности в ведении закупок и экономии своего времени, мы настоятельно рекомендуем ознакомиться с нашим программным обеспечением для автоматизации работы с ЕИС. Подробнее…

Полезная информация? Поделись: Бесплатная On-line консультация

Источник: https://good-tender.ru/poleznye-stati/553-kak-otsenit-effektivnost-goszakupok-uchrezhdeniya-svoimi-silami

Оцениваем эффективность отдела закупок по 7 параметрам

Как понять экономически выгодно существование Inhouse команды в компании или нет. Финансовые показатели, такие как RONA, сложны и малоинформативны, поэтому мы предлагаем простые инструменты для оценки работы закупок.

Статья будет полезна владельцам бизнеса, руководителям, директорам отдела закупок.

Экономия от закупок должна в 8-10 раз превышать затраты на содержание отдела

Мы предлагаем цифры, опираясь на свой опыт. Например, если вы тратите на отдел закупок 10 млн р. в год, то и закупщики должны приносить в виде экономий 80-100 млн р. в год. Для того, чтобы понять приносят ли закупщики реальные дивиденды компании создаются планы по экономиям.

Например, стоит задача сэкономить на мобильной связи. Ежегодные затраты 30 млн, хотим сэкономить 5% — 1,5 млн руб. в год. Исполнитель — отдел закупок, контроль — отдел, который отвечает за мобильную связь. Перед нами измеримые цифры, достижение которых можно контролировать.

Мы рекомендуем считать экономию по общепринятой методологии, которую признают все отделы и, в первую очередь, финансы.

Например, возьмем показатель cost avoidance — это когда закупщик не допускает повышение затрат, благодаря правильной работе с поставщиками. Отдел финансов отказывается учитывать этот показатель, так как он ориентирован на экономии от текущего уровня затрат.

Например, ноутбук закупают за 1000 USD, а после работы закупщиков цена падает до 800 USD — это для финансистов весомый показатель экономии, который они готовы признать.

Поэтому прежде чем оценивать экономию от работы отдела закупок, определите единые методы подсчета на уровне компании.

Руководители функций должны положительно отзываться о работе отдела закупок

Спросите руководителей функций (ИТ, маркетинг, HR), что они думают о службе закупок. Если в ответ услышите «они хорошие лидеры, стратеги, профессионалы» или «настоящие проектные менеджеры — берут на себя сложные задачи, консолидируют, оптимизируют, помогают нам добиться целей», то вопросов к службе закупок нет.

Если ответы диаметрально противоположные — «бюрократы», «медленные и непонятно, чем занимаются», «у нас с ними разные цели и задачи», «чисто саппортная функция» — это тревожный сигнал и повод провести более глубокий аудит работы отдела закупок.

Закупки должны покрывать более 80% затрат

По нашей практике, чем больше процент покрытия затрат отделом закупок, тем сильнее функция. Если закупщики ведут более 80% затрат, то с ними считаются руководители других отделов и ТОП-менеджмент компании.

Если процент покрытия затрат 50-80% — средний результат, над увеличением которого нужно работать. Если закупки покрывают менее 50% — это проблема и самое время начать разбираться, чем занимаются закупки.

Приведем пример. Нас пригласили в крупную FMCG компанию, где отдел закупок покрывал всего лишь 20% затрат и не мог генерировать экономии в необходимом объеме. Закупки были децентрализованы по отделам, регионам, подразделениям. Перед нами стояла цель повысить этот показатель за счет увеличения количества покрываемых закупками категорий.

Мы довели цифру покрытых закупок до 80%. Закупки стали централизованными. Компания получила больше экономий и непрямые выгоды — избавление инициаторов от непрофильных обязанностей, улучшение качества поставляемых товаров и услуг, пересмотр условий работы с поставщиками в пользу компании и т.д.

Отдел закупок должен использовать электронные системы по 4 ключевым процессам

Еще один способ — посмотреть используются ли электронные системы в части четырех ключевых процессов — сорсинг, управление контрактами, управление поставщиками, P2P (procure-to-pay).

Автоматизация нужна, так как она дает возможность сократить затраты, сделать закупки прозрачными, исключить коррупцию, уменьшить бюрократию и быстро находить поставщиков на выгодных для компании условиях.

А теперь представим, что в компании не используются электронные системы и вся документация ведется в MS Word и MS Excel. Другой вариант развития событий: есть электронная система, но документы дублируются и в системе, и на бумаге.

Часто закупщики списывают ответственность с себя, утверждая, что в компании нет средств на автоматизацию. При этом забывая, что именно они должны доказать и обосновать необходимость автоматизации.

Говорить о том, что отдел закупок справляется со своей работой можно если каждое ключевое событие отражено в единой IT-системе и если любая закупка отслеживается от начала до конца.

Отдел закупок должен влиять на рост производства и продаж

Нужно постоянно мониторить, есть ли такие закупки, при проведении которых за счет действий закупщиков уменьшились затраты на производстве или выросли продажи.

Например, закупщики нашли новое сырье, которое снижает затраты и улучшает качество продукта. В результате компания обошла конкурентов и увеличила объем продаж.

Или при поиске подрядчика по упаковке отдел закупок находит производителя инновационной упаковки. Это позволяет компании расширить ассортимент выпускаемой продукции и закрепиться на рынке.

В нашей практике был случай, когда новый поставщик, которого мы нашли заказчику, в два раза сократил время мойки тары в FMCG компании, что привело к увеличению объемов производства на 5%.

Если закупщики компании могут похвастаться такими удачными кейсами и их наберется хотя бы 10% от общего количества проектов за год, то работу закупок можно оценивать, как эффективную. Если нет, то нужно пересматривать ситуацию в закупках.

Работа отдела закупок должна быть правильно организована

Для оценки работы отдела нужно смотреть, какая роль у закупок в компании. Например, когда мы проводим аудит, то обозначаем следующий круг вопросов:

• Являются ли закупщики аналитиками, стратегами и внутренними консультантами в компании?
• Могут ли они быстро реагировать на внешние/внутренние возможности и угрозы?
• Есть у закупщиков время оценивать риски, управлять сложными проектами, покрывать новые категории и стратегические проекты?
• Делегируют ли они операционку и тактические задачи в Shared Services или на аутсорсинг?
• Приносят ли инновационные решения/поставщиков на рынке?
• Меняют ли схему оказания услуг/ценообразования?
• Используют ли в работе лучшие практики?
• Влияет ли их работа хотя бы косвенно на прибыль компании?

Если ответы положительные, то ваш отдел эффективен. Если нет, есть повод задуматься.

Например, вы видите, что ваши закупщики погрязли в рутинных задачах и постоянно жалуются на нехватку ресурсов. В этом случае говорить об эффективности закупок нельзя. Если у закупщиков не хватает компетенций для правильной организации работы своего отдела, то вряд ли они способны улучшить функции закупок для компании.

Сравните уровень работы закупщиков и внешних провайдеров

Рассмотрим на примере, как это делать. Допустим, что закупщик тратит на составление, согласование и подписание контракта 20 часов. За месяц он согласовывает 5 контрактов — 100 часов. Час его работы стоит 1500 р., расход в месяц — 150 тыс. р. Час работы внешнего провайдера — 2000 р. На контракт он тратит 25 часов, то есть 5 контрактов обойдутся в 250 тыс. р.

На первый взгляд, по затратам выигрывает внутренний закупщик. Но оценивать работу этих специалистов только по расходам неправильно. Нужно понять, есть ли разница между контрактами, которые они готовят.

Допустим, что провайдер в контракте учел и подсветил все риски, указал корректные цены, согласовал дополнительные уступки, увеличил отсрочку платежа, ввел SLA и штрафы за некачественное или несвоевременное оказание услуг или внедрил инструменты стимулирования поставщика, убрал штрафы за досрочное расторжение контракта. Тогда, как внутренний сотрудник в силу нехватки знаний и компетенций этого не сделал.

Получается, что компании выгодно заплатить больше внешнему специалисту и получить более надежный и проработанный контракт, чем нести риски, связанные с недоработанным договором.

Итог

Проводите анализ по приведенным параметрам хотя бы раз в год. Анализ можно проводить собственными силами или привлекать внешних консультантов.

Вы поймете, эффективен ли отдел закупок, приносит он ценность компании или пришло время провести реорганизацию отдела, а может и передать часть закупок на аутсорсинг.
Будем благодарны за обратную связь. Поделитесь своим опытом.

Какие методы анализа и оценки эффективности закупок используете вы? Как вы доказываете, что функция закупок в вашей компании эффективна? Если вы руководитель, то как часто анализируете эффективность вашей функции закупок?

Источник: https://preca.ru/otsenivaem-effektivnost-raboty-otdela-zakupok-po-7-parametram/

Оценка эффективности закупочной деятельности по 44-ФЗ: планирование, экономичность, конкурентность, документооборот

Эффективность закупок, осуществляемых государственными и муниципальными учреждениями в соответствии с законом 44-ФЗ, подразделяется на следующие составляющие:

• эффективность планирования;
• экономичность;
• конкурентность;
• законность;
• эффективность документооборота;
• качественность.

Оценка эффективности госзакупок

Эффективность планирования показывает, насколько точно госзаказчик определяет потребности своего предприятия на ближайший период и оценивает рыночные риски.

Чем ближе предвиденные расходы заказчика к реально понесенным, тем более эффективно были спланированы закупки.

Качество планирования также включает логистические процессы, осуществляемые заказчиком при подготовке закупок и контроле за исполнением контракта.

Экономичность закупки – это критерий, определяющий возможность экономить бюджетные средства при сохранении качества закупаемых товаров и услуг.

Сравнительная экономическая эффективность закупки определяется по формуле:

где Цс – сравнимая цена, Цк – цена конкретного контракта, а Н – объем закупаемых товаров или услуг.

В качестве сравнимой цены может выбираться среднерыночная цена товара на рынке или средняя цена, предложенная поставщиками (при запросе котировок). Чем больше положительное значение Э, тем выше сравнительная эффективность закупки, при этом если значение Э отрицательно, то его рост по модулю иллюстрирует снижение эффективности закупки.

Относительная эффективность определяется по формуле:

где Э – сравнительная эффективность, рассчитанная, как показано выше, а Ц – суммарная цена всех контрактов, заключенных в течение года. Данный критерий характеризует суммарную экономическую эффективность закупок за прошедший период и может использоваться в прогнозировании рисков.

Конкурентность зависит:

• от количества заявок на участие в закупке;
• от числа проведенных торгов по каждому лоту;
• от числа торгов, признанных несостоятельными из-за отсутствия заявок.

Чем больше заявок на участие было подано, тем выше конкурентность закупки.

Множество проведенных торгов по одному и тому же лоту является показателем низкой конкурентности, если связано с признанием предыдущих торгов несостоятельными.

Конкурентность также зависит от прозрачности условий закупки и ее доступности широкому кругу поставщиков.

Доступность закупок, не относящихся к стратегическим, повышается путем формирования стабильно работающих интернет-площадок с максимально полной информацией об условиях будущего контракта.

Законность – это один из основных критериев эффективности госзакупок, включает в себя соблюдение требований закона 44-ФЗ к каждому этапу закупочной процедуры, а также к условиям контракта.

Эффективность документооборота включает в себя:

• соблюдение правил ведения закупочной документации;
• наличие электронного документооборота;
• оперативность обмена документацией с поставщиками и надзорными ведомствами;
• своевременное реагирование на внесение изменений в законодательство о закупках.

Электронный документооборот подразумевает наличие у заказчика интернет-ресурсов и программного обеспечения, необходимого для отправки и принятия электронных документов, а также квалифицированной электронной подписи и современных протоколов шифрования передаваемых данных. Показателем эффективности документооборота является высокая скорость обмена электронными документами без потери информации, а также возможность работать с большими объемами данных и наличие специально обученного персонала.

Качественность закупок – это комплексный показатель их эффективности, зависит от оптимальности соотношения цена-качество и от суммарной оценки всех описанных критериев.

Как повысить эффективность госзакупок

Повышение эффективности планирования осуществляется путем использования новых методов оценки рыночных рисков, а также более точного определения потребностей заказчика.

Основной критерий роста экономичности закупки – снижение цены заключенных контрактов по отношению к аналогичным за прошедший период.

При этом важно учесть, что манипулирование пределами выделяемых средств без учета качества закупаемых товаров или услуг может привести к снижению эффективности закупки, особенно в наукоемких госучреждениях – оборонных предприятиях, образовательных и медицинских учреждениях.

Повысить экономичность закупки можно следующими способами:

• изменением закупочной стратегии;
• изменением способа выбора поставщика;
• выходом на новые онлайн-площадки для проведения торгов;
• выделением закупочной деятельности в отдельное структурное подразделение;
• улучшением закупочной логистики.

Способ выбора поставщика для каждой закупки должен определяться ее назначением – для закупки одних видов товаров или услуг важнее сэкономить средства, а для других важнее получить более высокое качество.

Выбор аукциона или запроса котировок оправдан для закупки массовых товаров или низкоквалифицированных услуг, а конкурс, запрос предложений и конкурентные переговоры применяются при закупке высокотехнологичных работ или услуг или технически сложных товаров.

Для повышения законности и эффективности документооборота важно выделить кадры, которые будут отслеживать всю закупочную деятельность на предмет ее соответствия требованиям законодательства и отраслевых нормативных актов.

Правовое регулирование

Статья 97 закона 44-ФЗ определяет, что оценка эффективности закупок для государственных и муниципальных нужд проводится путем мониторинга закупок на основе информации, содержащейся в ЕИС, а результаты оценки оформляются ежегодно в виде сводного отчета органами исполнительной власти.

Требования к отчету и общие правила мониторинга закупок для определения их эффективности приведены в Постановлении Правительства №1193.

Согласно ст. 98 44-ФЗ, эффективность госзакупок также определяется при помощи аудита, проводимого счетной палатой. Общественные институты и объединения граждан вправе проводить мониторинг эффективности госзакупок, имеющих социальное значение (ст. 102 44-ФЗ).

Дорогие читатели, каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Источник: https://pravo.team/zakupki/44/effektivnost.html